Parte de mantener una oficina eficiente es asegurar que todos tengan acceso a las herramientas que necesitan. Aunque puede ser difícil decidir de qué herramientas puede beneficiarse más una oficina, uno de los recursos que utiliza toda la oficina es el material de oficina. Pero cuando todo el mundo necesita tener acceso a la misma sala de suministros, ¿cómo se puede evitar que se abuse de ella?

Administración de suministros de oficina

Los suministros de oficina son fáciles de usar y más fáciles de agotar. El papel, los bolígrafos, las tintas, los tóners, las grapas, la cinta adhesiva, los clips y mucho más son importantes, pero pueden convertirse en una molestia si no se controlan. Además, sus empleados pueden tomar demasiados suministros de oficina a la vez, lo que puede llevar a un exceso de pedidos y de gastos.

La flexibilidad en el lugar de trabajo puede aumentar estos problemas. ¿Cómo regular el uso de la oferta cuando algunos empleados trabajan a distancia durante una parte o toda la semana?

Limitar el acceso a los suministros

Comience por mejorar el sistema de organización que ya tiene. ¿Cómo hace actualmente el seguimiento de los suministros? Las salas de suministros abiertas, aunque grandes en teoría, a menudo son pobres en la práctica porque no limitan qué o cuántos suministros pueden tomar los empleados.

Hay tres maneras de limitar el acceso. Primero, usted puede designar a alguien para cuide los suministros. Esta persona está a cargo de la sala de suministros; si los empleados necesitan suministros de oficina, deben pasar por el portero para obtenerlos. Este es el método más efectivo para mantener el inventario, pero puede ser ineficiente para las oficinas que no tienen a alguien que pueda absorber las responsabilidades de un guardián.

En segundo lugar, puede limitar el acceso a un grupo selecto de empleados. Al instalar un teclado o poner una cerradura en la puerta del cuarto de suministros, usted todavía puede controlar el flujo de suministros de oficina. El grupo de empleados que seleccione debe ser el único que conozca el código del teclado o que tenga una copia de la clave de la sala de suministros. A continuación, pueden distribuir material de oficina a los empleados según sea necesario.

Los empleados deben anotar qué suministros toman, cuántos toman y cuándo los toman cada vez que salen de la sala de suministros. Si bien esta puede ser la más fácil de las tres opciones, también es la menos efectiva porque se basa en el sistema de honor.

Los empleados pueden olvidarse de rellenarlo, lo que puede causar confusión y volver a poner la oficina en el punto de partida. Elija la opción que mejor se adapte a su oficina en función de la frecuencia con la que utiliza los suministros de oficina y de si su oficina ya está experimentando o no un uso indebido de los mismos.

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Cómo administrar mejor los suministros de oficina

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